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电子发票重复报销要坐牢,还要连累会计背锅,真有这么严重?

2021.03.15 阅读量:1856

自从增值税电子普通发票问世,如何避免重复报销入账的讨论就不绝于耳。

日常的财务管理过程中,发票的报销管理既是财务工作的基础,又是财务工作的重点。尤其是进入电子发票时代,发票查验费时费力、重复报销等问题给财务人员带来新的挑战。

对于大多数企业来说,电子发票目前报销的状态依旧是老样子,那就是打印出来后报销入账。

那么这种情况下,发票重复报销,打印件信息被恶意篡改等情况就还真可能发生,作为财务,在此环节进行风险管控的力度也是不容小觑。

电子发票入账必须这样处理

电子发票是信息时代的产物,加之受到“新冠疫情”影响,为减少纳税人办税过程中的接触,降低交叉感染,发票电子化更是加速了进程。

财政部、国家档案局下发了电子会计凭证报销入账归档的通知,就电子凭证的法律效力,报销入账规定等事项进行了明确。

作为财务人员,这些关键点务必烂熟于心:

企业能不能仅以电子会计凭证入账,需要判断该企业是否同时满足以下四个条件:

①接收的电子会计凭证经查验合法、真实

②电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现

③使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其数据

④电子会计凭证的归档,需要具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

看完,财务不禁仰天长叹,然后继续打印电子发票默默做账。

【案例分析】某公司2020年10月购买金税盘280元,并申请开具电子发票, 会计分录怎么做?

账务处理

借:管理费用—办公费 280元
贷:银行存款 280元
借:应交税费—应交增值税—减免税额 280元 借方蓝字
贷:管理费用 280元 借方红字

热点提问:请问电子专票的纸质打印件能否单独作为报销入账归档依据使用?

解答:不能。

政策须知:根据财会〔2020〕6号的规定,各单位无论采用何种报销、入账方式,只要接收的是电子专票,则必须归档保存电子专票。

单位如果以电子专票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子专票。

如何解决“重复报销、风险大”难题

然而经常报销的人应该会发现,即便市面上出现了大批量的电子发票,在报销时却依然需要将电子发票打印成纸质发票提交报销。重复报销的问题屡禁不止为财务人员的工作不断添堵!

经过分析商榷梳理重复报销原因有三

1

自己重复报销

行政风清扬采购办公用品3000元开具的电子发票于2020年9月份已经报销过了,同年12月又打印了一次拿来财务报销。

2

他人重复报销

行政风清扬的电子发票已经在几个月前报销过了,又把电子发票发给同事欧阳锋,再次打印出来报销。

3

PS篡改金额报销

行政风清扬发生一笔费用取得300元电子发票,通过“精湛的PS技术”修改成600元,打印出来报销。

图 |发票开具的为旅游服务费,改成住宿费打印报销

为了避免发生此类现象给企业带来风险财务人员绞尽脑汁不断优化避免不必要的问题发生,莫慌!现在与你分享更多解决思路。

‍‍‍防范电子发票重复报销方法

电子发票由于有以下两个特点而导致易发生重复报销的问题

①自带电子签章,打印出来就有效

②丢失纸质版电子发票,可重新打印

那么如何防范电子发票重复报销?

虽然增值税电子专用发票需要在平台上勾选认证,但按照大家的工作习惯一般是先报销,到月末再进行勾选确认,因此,同样需要防范电子发票重复报销。

对于大公司

可以采用各种先进的设备,例如通过在财务软件中输入发票号码进行查重,甚至通过扫码枪,扫一扫电子发票上的二维码,软件自动查重。

对于小公司

最简单省事的方法就是建立EXCEL台账,利用EXCEL“显示重复值”的功能进行防范。

具体的步骤如下:

1、建立发票台账,根据实际需求登记相关信息。

2、选择“发票号码”这一列,依次点击“开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值”

3、选择重复值的显示格式。

4、表格自动显示出重复的发票。

这样就能方便快捷的发现重复报销的发票了。

重复报销入账风险预警!

会计是发票报销审核的负责人,对报销流程中的发票审核具有义不容辞的责任,如果一旦出现电子发票被重复报销,轻则被老板问责,重则因为偷税漏税被稽查,面临税收处罚甚至刑事责任。

温馨提醒:电子专票的纸质打印件只是承载电子专票发票信息的载体,不具备物理防伪功能,具有可复制的特点。

为避免电子专票的纸质打印件重复报销入账,各单位应建立完善的内控机制。有效防范重复报销、虚假入账等风险。

会计不知道将危机四伏

请问我作为受票方收到电子专票后,应如何查验其发票真伪?

解答:电子发票查验真伪主要关注两方面:电子签章和票面内容。

①电子签章

电子签章分为PDF格式和OFD格式,两种格式查验方式也有所不同

②票面内容

查验票面内容有三种方式,分别是电子税务局官网、全国增值税发票查验平台以及去往办税服务厅查验。

今天还给大家整理出发票查询途径:

1)通过国家税务总局网站https://inv-veri.chinatax.gov.cn/查询发票。
2)通过各省税务局网站查询发票。
3)通过12366语音自助查询发票。
4)直接到税务机关查询。

加大稽查,这些发票发票千万别收!

身为财务的你必须注意下面这些发票报销风险,一旦察觉将一律退回。

1、发票信息不全或错误的发票,一律不能报销

①增值税普通发票,没有纳税人识别号

②发票业务适用税率开错

③没有编码简称/简称错误的发票

举例:某公司收到一份发票,编码出现类似“*运输服务*+“不动产”这样的错误,接到发票之初就立即退回,众所周知即使税率选择正确,也不可以抵扣进项税及所得税前扣除。

④收到发票备注栏未填写、填写项目不全/填写错误

⑤发票附有清单的,清单不是从防伪税控系统开具打印,而是自行用A4纸打印的不能报销!

2、与实际业务不吻合

①发票开具商品统称,如办公用品、礼品、食品、家具等,没有具体明细不能报销

例如:某贸易公司采购一批货物5194.17元,税额为155.83元,附件为应税货物清单,方可据实报销。

②发票与实际业务不吻合,比如买的是香烟,开的却是办公用品,涉嫌虚开发票,不能报销

③没有发生实际交易,直接虚开发票,不能报销

④收到第三方发票,不能报销

⑤接受第三方发票,2020年某公司采购货物10000元,通过A公司介绍,最终接受B公司开具的货物发票 10000元

提醒:经济交易过程中,不能保证资金流、票流和物流(三流一致)相互统一,则可能涉嫌虚开发票

若被税务部门认定为虚列发票,不能所得税税前抵扣,不能增值税进项抵扣

如果已抵扣,补交税款、滞纳金、罚款;但也有税务局认可的特殊情况。


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